Best Practices 2015: Gemiva-SVG Groep

Vernet geeft advies en inzage in data rondom verzuim en inzetbaarheid van personeel.

18/11/2016 Best practices

Verzuimmelding: direct afspraken maken

 

Zorginstelling voor gehandicapten Gemiva-SVG Groep heeft een eigen, aparte verzuimafdeling die valt onder P&O. De afdeling zorgt niet alleen voor de registratie van verzuim, maar is ook de belangrijke schakel tussen de verzuimende medewerker en de leidinggevende. En het werkt: Gemiva-SVG Groep is geëindigd op de tweede plek in de Vernet Health Ranking 2014, met een score van 9,66.

Bij de verzuimafdeling van zorginstelling Gemiva-SVG Groep uit Zuid-Holland werken twee administratief medewerkers en hoofd arbo, verzuim & re-integratie Martien Simons. De bedrijfsarts die extern wordt ingehuurd is ook onderdeel van het team. Deze afdeling geeft advies inzake verzuim en re-integratie en houdt constant in de gaten hoe het verzuim zich ontwikkelt binnen de organisatie. En Simons is verantwoordelijk voor dit proces.

‘De afgelopen vier jaar is er veel ontwikkeling geweest op het gebied van verzuim ,’ vertelt Simons. ‘Vier jaar geleden was er sprake van een stijgend verzuim, waardoor het noodzakelijk was het verzuimbeleid goed door te lichten. Daarbij viel toen een aantal dingen op: contact tussen de leidinggevende en de medewerker bij een ziekmelding was niet vanzelfsprekend. Ziekmelden ging door in te spreken op een bandje. Daarnaast werd bij langdurig verzuim grotendeels ingezet op terugkeer naar eigen werk. Terwijl in sommige gevallen het veel beter zou zijn om, al dan niet tijdelijk, in ander werk aan de slag te gaan.’

Wat heb je met deze situatie, nu vier jaar geleden, aan veranderingen doorgevoerd?

Simons: ‘Vier jaar geleden werd bij Gemiva-SVG Groep in veel gevallen de bedrijfsarts alleen bij langer durend verzuim ingezet. Terwijl er juist winst valt te halen bij een goed medisch advies bij aanvang van het verzuim. We vonden het ook belangrijk dat bij een verzuimmelding de medewerker en de leidinggevende direct afspraken maken over werkhervatting.

‘De medewerkers van Verzuim en Integratie nemen de verzuimmelding aan en verwerken de melding in ons systeem. Als een medewerker naar de verzuimlijn belt, dan wordt er ook meteen een afspraak ingepland voor een kort consult met onze bedrijfsarts. Dit korte consult is meteen al in de eerste week, vaak de volgende dag. De leidinggevende krijgt hiervan ook melding en moet een keuze maken of dit korte consult al dan niet moet doorgaan,’ vertelt Simons. ‘Daar moet hij samen met de medewerker uitkomen. Het uitgangspunt is dat zowel het annuleren van het korte consult als het niet annuleren een weloverwogen keuze moet zijn.’

Wat is het doel van het korte consult?

‘Er wordt gekeken of er een medische reden ten grondslag ligt aan het verzuim. In eerste instantie willen we de dialoog, zonder een medische vraagstelling, stimuleren tussen de medewerker en de leidinggevende. Blijft het haken op een medische discussie dan wordt de bedrijfsarts gevraagd een eerste inschatting te doen tijdens een kort consult. Hierdoor houdt je het gesprek dat de leidinggevende voert zuiver. Worden er concrete afspraken gemaakt over werkhervatting dan kan het korte consult worden geannuleerd. Ook kan de leidinggevende besluiten het consult nog even op te schorten en na vijf dagen alsnog een consult in te plannen.

Hoe wordt deze nieuwe aanpak ontvangen door de medewerkers?

‘Er werd verschillend op gereageerd. In eerste instantie kwam het op veel mensen over als repressief. Wij hebben dan ook veel aandacht besteed aan de juiste uitleg en toepassing van het beleid. Het beleid is voortgekomen uit de bevindingen na een mini-conferentie die we in 2013 hadden georganiseerd, Bij deze conferentie waren diverse partijen uit de organisatie betrokken, waaronder ook medewerkers en leidinggevenden.  We hebben het belang van aandacht aan verzuim benadrukt en ook gekeken wat er nog beter kon. De eerste verzuimgesprekken tussen medewerker en leidinggevende was een punt van aandacht: we willen dit gesprek niet onnodig medicaliseren. Het gesprek moet je aangaan, maar zeker niet op medische gronden. Die scheiding hebben we nu wel heel duidelijk getrokken.’

Uit de Vernet-cijfers blijkt dat langdurig verzuim een groeiende factor is in heel Nederland. Hoe zit dat bij Gemiva-SVG Groep?

‘Wij hebben die tendens eind vorig jaar zien ontstaan. Voor de komende tijd gaan we daar onze blik op richten. We gaan aan de ene kant op zoek naar verklaringen: waar komt dit groeiende verzuim vandaan? Ik denk dat het voor deel komt doordat de gemiddelde leeftijd binnen de organisatie is gestegen. Maar ook de planning is strakker geworden. En de zwaarte van werk is toegenomen. Het aantal cliënten met een zwaardere zorgvraag is toegenomen.’

‘Aan de andere kant gaan we kijken hoe we met ons beleid dit probleem kunnen oplossen. We horen steeds vaker dat mensen het ‘niet meer trekken’. Dan gaan we kijken of iemand kan blijven werken als we de taken iets anders verdelen. Soms is overplaatsing naar een andere groep of locatie ook een oplossing. Lukt dat niet dan wordt een traject naar ander werk intern of extern opgestart. Dat is vooral van belang als er een duidelijke medische reden achter ligt.’

Hoe gaan jullie de toekomst tegemoet?

‘We blijven constant aandacht houden voor verzuim. Een grote valkuil is de gedachtegang: ‘We hebben nu een laag verzuim, dus nu zijn we er’. Naast langdurig verzuim krijgt preventie de komende tijd ook onze aandacht. We hebben geen organisatiebrede preventieprogramma’s, dat heeft te maken met onze visie op de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers. We willen wel op locatieniveau gaan kijken wat er mogelijk is op het gebied van preventie. Als mensen meer zicht krijgen in hun werkvermogen, dan kunnen ze daar gerichter mee aan de slag gaan. We zijn nu aan het onderzoeken welke instrumenten daar ondersteunend in kunnen zijn.’

‘Verder zijn we bezig met de invoering van een nieuw beoordelingssysteem: De Competentiespiegel. Medewerkers kunnen hiermee hun eigen functioneren monitoren. We willen dit systeem als vervanging van het huidige systeem van functioneringsgesprekken gaan doorvoeren. We denken op termijn een vergelijkbaar systeem in te voeren waarmee medewerkers hun eigen werkvermogen in kaart brengen.

 

Gemiva-SVG-Groep

Wij maken gebruik van analytische cookies. Door de site te blijven gebruiken gaat u daarmee akkoord. Lees voor meer informatie ons cookie statement.

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten