Best Practices 2015: JP van den Bent

Vernet geeft advies en inzage in data rondom verzuim en inzetbaarheid van personeel.

18/11/2016 Best practices

JP van den Bent kijkt wat voor soort verlof iemand nodig heeft

 

De JP van den Bent Stichting behoort qua verzuim al jaren tot de best scorende instellingen in de gehandicaptenzorg. De organisatie met het centraal bureau in Deventer heeft het verzuim al jaren onder controle. ‘Leg de verantwoordelijkheid over het ziekteverlof bij de medewerker zelf.’

‘JP’, zo spreken de directie en medewerkers over hun organisatie. Binnen JP zijn de communicatielijnen kort en heeft elke locatie een coördinator die zijn eigen beslissingen neemt. Toen de verzuimprestatie over 2014 bekend werd, kwam dat ook niet als een verrassing. JP behaalde een 9,5 op de Vernet Health Ranking en was daarmee een van de best presterende instellingen in de gehandicaptenzorg.

‘We weten het verzuim al jaren laag te houden’, zegt personeelsadviseur Marlies Mens. ‘De kentering kwam een jaar of vier geleden. Toen zijn we overgestapt op een andere arbodienstverlener, waardoor we anders naar ziekteverlof gingen kijken. Voor die tijd werkten we met een traditionele arbodienst. Nu ligt de regie vooral bij de locatiecoördinator. Die kijkt wat nodig is bij het ziekteverlof van een medewerker. Het gaat nu niet meer om ziek melden, maar om wat voor soort verlof iemand nodig heeft. Is er inderdaad sprake van arbeidsongeschiktheid, en kun je dan nog werken, of is er sprake van iets anders waardoor je bijvoorbeeld tijd nodig hebt om thuis de zaken op een rijtje te zetten?’

Hoe gaat het in zijn werk als iemand zich ‘ziek’ meldt?

‘De medewerker neemt telefonisch contact op met de locatiecoördinator. Die gaat in gesprek met de medewerker of ziekteverlof of iets anders wordt toegekend en stelt daarvoor vragen. Wat is er aan de hand? Natuurlijk zijn we ons ervan bewust dat een medewerker niet verplicht is aan te geven waarom hij ziekteverlof wil. Eén van de waarden in onze organisatie is transparantie, dus hebben we het er met elkaar over en kunnen we als JP de medewerker ondersteunen. Is er echt sprake van ziekte? Natuurlijk, griep is griep en een gebroken been is een gebroken been, maar daar zit ook heel veel tussen.’

Kun je een voorbeeld geven van dit grijze gebied?

‘We hebben wel eens medewerkers die zich ziek melden omdat hun kind ziek is. Dan vragen we of ze zich zelf ook niet lekker voelen. Wat kun je nog wel en wat voor ander soort verlof is hier eigenlijk op zijn plek? Negen van de tien keer is het dan ook geen ziekteverlof, maar een ander soort verlof dat we toekennen. Het is heel belangrijk dat je daar met elkaar over in gesprek gaat. Het moet geen aanname zijn: je bent ziek, punt uit. Dat de medewerker bij zichzelf te rade gaat: moet ik ziekteverlof aanvragen of kan ik nu niet werken en heb ik een ander soort verlof nodig? De medewerkers hebben zelf een verantwoordelijkheid om daarover na te denken. We zien dus ook dat medewerkers zich minder snel ziek melden.’

Wat is dan de oplossing als bijvoorbeeld een kind ziek is?

‘Zorgverlof zou een oplossing kunnen zijn. In de gehandicaptenzorg hebben we een PBL – Persoonlijk Budget Levensfase. Dat zijn extra uren naast de vakantie die ingezet kunnen worden om je te ondersteunen in een bepaalde levensfase. Die uren kun je opnemen als je wat meer thuis moet zijn omdat je kinderen ziek zijn. Sommige medewerkers hebben werkuren over. Als ze niet kunnen werken omdat hun kind ziek is, kunnen ze een week later een extra dienst draaien. Alles is bespreekbaar, zolang de medewerker zelf ook zijn verantwoordelijkheid neemt.’

Negen van de tien keer is er geen sprake van ziekte. Gebeurt het echt zo vaak, dat er andere redenen zijn voor verlof?
‘Ja, dat gebeurt veel. In de meeste gevallen ligt er iets anders aan ten grondslag, waardoor een ziekmelding niet nodig is. Al wordt het wel steeds minder.’

Daardoor is het verzuim laag?

‘Voor een deel wel. Als je in het eerste contact al ziekteverlof hebt toegekend, is het heel lastig om dat terug te draaien. In het eerste contact met de medewerker heeft de locatiecoördinator dus een cruciale rol.’

Hoe coachen jullie leidinggevenden hierin?

‘Dat hangt af van de behoefte van de locatiecoördinator. Maar de arbodienstverlener verzorgt ook trainingen. In het voorjaar hebben de coördinatoren weer een sessie gehad. Dan worden ze weer even wakker geschud en de puntjes op de i gezet. Wat doe je als een medewerker zegt: “Ik wil geen ander soort verlof, ik ben gewoon ziek”. Hoe ga je zo’n gesprek in? Neem je het gewoon aan of vraag je door? En het medische verhaal natuurlijk. Ga niet op de stoel van de arts zitten. Als je ziek bent, ben je ziek, dat staat buiten kijf. Wij als P&O kunnen ze daarbij adviseren. Als de coördinatoren het even niet weten, adviseren we ze tijd te kopen en niet meteen het ziekteverlof toe te kennen, maar op een later moment terug te bellen met de medewerker. Zo heb je tijd om even te sparren.’

Wat vinden de medewerkers er zelf van? Worden zij ook beloond?

‘Dit jaar hebben we er wat minder aandacht aan besteed. Vorig jaar, toen we ook hoog stonden in de Vernet Health Ranking, hebben we op elke locatie een fruitmand laten bezorgen. We vinden medewerkers belangrijk en scoren ook hoog op dat gebied. Vorig jaar werden we in een medewerkersonderzoek uitgeroepen tot de één-na-beste werkgever van Nederland. In dat onderzoek wordt ook het ziekteverlof meegenomen, dus dat zegt natuurlijk wel iets.’

Hoe gaan jullie om met werkgerelateerd verzuim?

‘We hebben cliënten die veel lichamelijke verzorging nodig hebben, waardoor mensen misschien last van hun rug krijgen. Dan bekijken we wat iemand nodig heeft. De locatiecoördinator heeft veel vrijheid en verantwoordelijkheid om dat zelf te regelen. Medewerkers kunnen dat ook bespreekbaar maken. Als ze last van hun rug hebben omdat ze elke dag een cliënt uit bed moeten tillen: maak het bespreekbaar, en dan komt er gewoon een tillift.’

Kan iemand met bijvoorbeeld een gebroken been nog aan de slag?

‘We kijken altijd wat nog mogelijk is. We vragen aan de medewerkers wat ze nog kunnen, maar sommigen hebben moeite om dat te omschrijven. Dan vragen wij: wat doe je nog thuis? Dan zeggen ze bijvoorbeeld dat ze nog wel aardappels kunnen schillen en kunnen koken. Prima, kom dan naar locatie en ga met cliënten het eten bereiden. Zo blijven ze betrokken bij het arbeidsproces. Ook iemand met een gebroken been kan bij cliënten de aardappels schillen voor het eten en meerijden met een collega. Daar is altijd wel een mouw aan te passen. De contacten met medewerkers zijn goed.’

Hoe gaan jullie om met langdurig ziekteverzuim?

‘Tja, wat is langdurig? Als je rond het eerste jaar zit, moeten we bedenken wat we gaan doen. Dat is een breekpunt voor ons: is er nog kans op re-integratie in de eigen functie of moeten we een tweede spoor gaan inzetten? Past de functie die men heeft nog wel bij de beperkingen? Of moeten we kijken naar een baan buiten JP? Daarbij krijgen we ondersteuning van een re-integratiebureau.’

Hoe blijven medewerkers gezond?

‘We bieden daar niet van alles voor aan en we hebben ook niet zoiets als een fitnessprogramma of een vitaliteitsregeling. We bieden maatwerk. Het kan zijn dat iemand een bepaald programma wil volgen van 1000 euro dat niet vergoed wordt door de ziektekostenverzekeraar. Als we denken dat de medewerker daardoor niet gaat uitvallen, kijken we of we iets kunnen bijdragen. We zullen nooit de hele 1000 euro gaan betalen, omdat we vinden dat de medewerker zelf ook een bepaalde verantwoordelijkheid heeft.’

Spreken jullie medewerkers ook aan als ze ongezond leven?

‘Ja, dat gebeurt. Als we zien dat iemand ongezond leeft, gaat de locatiemanager een gesprek met hem aan. Wat maakt dat je dit doet? Voel je je daar lekker bij? Weet je wat voor gevolgen dat kan hebben voor je gezondheid? Naar aanleiding van zo’n gesprek gaat de medewerker nadenken en krijgt hij meer besef over zijn leefstijl.’

Jullie website rept over een ‘doe-cultuur’ bij JP. Hoe heeft dat invloed op het lage verzuim?

‘Wat heel kenmerkend is voor onze cultuur, is de transparantie, het samen met elkaar in gesprek gaan en zaken samen aanpakken. Collega’s spreken elkaar ook aan op het verzuim. Dat gebeurt steeds meer, en het wordt besproken in een team. Dat stimuleren we, al is het voor de een natuurlijk lastiger om feedback te geven dan voor de ander. En we leggen de verantwoordelijkheid bij de medewerker en de locatiecoördinator. We geven ze vertrouwen om zaken te regelen en op te pakken.’

 

jp_van_den_bent

Wij maken gebruik van analytische cookies. Door de site te blijven gebruiken gaat u daarmee akkoord. Lees voor meer informatie ons cookie statement.

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten