Best Practices 2015: De Lichtenvoorde

Vernet geeft advies en inzage in data rondom verzuim en inzetbaarheid van personeel.

18/11/2016 Best practices

Verzuim is als een kruidentuintje: je moet het aandacht geven

 

De Lichtenvoorde scoort met een 9,8 het hoogst in de Vernet Health Ranking van 2014 in de categorie gehandicaptenzorg. Het geheim zit ‘m volgens Patrick Stroeve (hoofd P&O) in het feit dat De Lichtenvoorde de regie in eigen handen heeft. ‘Vroeger lag het altijd aan de arbodienst of de bedrijfsarts. Nu zijn we grotendeels zelf verantwoordelijk’, aldus Stroeve.

Het jaar 2014 was een fantastisch verzuimjaar voor zorginstelling De Lichtenvoorde, gevestigd in de gelijknamige plaats. Verzuim vraagt om duurzame aandacht; niet alleen bij leidinggevenden maar ook van iedere individuele medewerker. Het gezamenlijk bereikte verzuimresultaat, de verzuimvisie en -beleid moeten ook bij medewerkers onder de aandacht blijven. Er is daarom gekozen om door middel van de metafoor ‘het kruidentuintje’ en een brief alle medewerkers te informeren en te bedanken voor hun bijdrage aan het bereikte resultaat.

Hoofd P&O Patrick Stroeve legt uit: ‘Wij zien verzuim net als een kruidentuin. Je moet het aandacht geven. Je kan het niet loslaten. En als het voldoende aandacht krijgt, dan kun je er de vruchten van plukken. De aandacht vooral is  belangrijk. Als het verzuim de pan uit rijst, dan hebben we daar zelf een grote rol in. Onze overtuiging is dat we dat zelf heel goed kunnen oplossen. Iedereen is verantwoordelijk: de OR, het MT, de operationeel leidinggevende, de bedrijfsarts en de medewerkers zelf. Iedereen voelt de verantwoordelijkheid ook, dat is een mooi gegeven.’

Hoe moet een medewerker verzuim melden?

Afdeling P&O pakt de telefoon op als een medewerker verzuim wil melden. Zij registreren de aard van de melding. De medewerker wordt daarna doorverbonden met zijn of haar leidinggevende. Het klinkt misschien wat omslachtig, maar we hebben er goed over nagedacht. Een medewerker die een verzuimmelding wil doen moet te woord gestaan worden en de verzuimregistratie moet op orde zijn.

Een manager heeft in de ochtend vaak teamoverleg en is daardoor slecht te bereiken, dat is de reden dat de medewerker in eerste instantie de afdeling P&O dient te bellen. Op termijn hebben we liever dat het team zelf het verzuim gaat regelen, maar voor nu is dit de beste oplossing.

Wat hebben jullie in 2013 precies gedaan?

We merkten dat onze verzuimcijfers heel erg wisselend waren door de jaren heen. Als we begonnen met een nieuwe arbodienst, dan werd het even beter, maar drie jaar verder schoot ons verzuim weer omhoog. In 2013 hebben we een pas op de plaats gemaakt en gekeken wat er echt bij ons paste. We hebben een werkgroep samengesteld bestaande uit twee leden van het managementteam, twee operationeel leidinggevenden, twee leden van de ondernemingsraad en P&O. Deze gemêleerde werkgroep is aan het werk gegaan met het uitschrijven van een verzuimvisie en -beleid. Om te peilen hoe de visie en het beleid bij medewerkers zou vallen is er een steekproef gehouden.  Zes willekeurige medewerkers hebben de concept verzuimvisie en -beleid toegestuurd gekregen en zijn daarover geïnterviewd.  We kregen positieve geluiden te horen uit deze steekproef, dus toen kon het proces van implementatie worden ingezet. Dit gehele proces van ontwikkelen van een verzuimvisie tot implementatie heeft een jaar geduurd.

In hoeverre heeft dit met jullie bedrijfscultuur te maken?

We zijn een sociale organisatie en we hebben het beste met onze medewerker voor. Dat zat ons ook wel eens in de weg. Als iemand bijvoorbeeld ernstig ziek was, dan vonden we het erg lastig om het contact vanuit de werkgever-werknemerrelatie aan te gaan. We legden ons daarmee zelf aan de ketting. Vanuit de nieuwe visie zijn we van mening dat de beste ondersteuning die we als werkgever kunnen bieden is om medewerkers er bij te blijven betrekken.

We werken nu volgens het gedragsmodel. Als we ergens iets signaleren of ergens “last“ van hebben binnen de organisatie, dan maken we dat bespreekbaar. Niet ontlopen, maar aangaan. Daarbij is belangrijk, dat de betreffende medewerker ook serieus genomen moet worden.

Op wat voor manier zorgen jullie dat de medewerkers gezond blijven? Is er aandacht voor preventie?

Dat is er zeker, maar we ervaren dat het ook best wel lastig is. Ons uitgangspunt is: als je iets bijzonders ziet, maak het dan ook bespreekbaar. Bij het jaargesprek (tussen de teammanager en de werknemer) is verzuim altijd één van de gespreksonderwerpen. Er worden vragen gesteld over vitaliteit, duurzame inzetbaarheid, scholing, hoe medewerkers in het werk staan en of ze het werk nog leuk vinden.

Zo hebben we nu een medewerkster die heeft aangegeven dat ze is ‘uitgezorgd’.  We zijn met haar in gesprek gegaan over haar loopbaanwensen. Daar kwam uit dat ze ontzettend graag docente wil worden. We hebben met haar afspraken kunnen maken over een scholings/outplacementtraject en een vaststellingsovereenkomst met einddatum gemaakt. Een deel van de kosten van de docentenopleiding in Zwolle zijn voor rekening van De Lichtenvoorde. De onderliggende gedachte is dat we zo medewerkers ondersteunen bij het maken van loopbaankeuzes en daarmee voorkomen dat medewerkers vastlopen en er functionerings- en verzuimproblemen ontstaan.

Op welke punten willen jullie je de komende tijd focussen om die eerste plaats in de Vernet Health Ranking te behouden?

Feitelijk is er bij onze organisatie na de startmelding meestal sprake van honderd procent verzuim. Hoewel sommige medewerkers wel werkzaamheden verrichten,  bijvoorbeeld vanuit huis aan een zorgplan werken – dat registreren we niet altijd als zodanig – dat is nog wel een verbeterpunt. We willen alle medewerkers vragen goed naar hun functiebeschrijving te kijken: deel de taken eens op in werk met fysieke belasting en mentale belasting. In geval van een verstuikte enkel zal het een gezamenlijk besluit van medewerker en leidinggevende zijn om de fysieke taken niet uit te voeren, maar de zorgplannen bijvoorbeeld nog wel te blijven maken. In dit voorbeeld zou de medewerker geen honderd procent hoeven te verzuimen.

 

Lichtenvoorde

Wij maken gebruik van analytische cookies. Door de site te blijven gebruiken gaat u daarmee akkoord. Lees voor meer informatie ons cookie statement.

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten