Best Practices 2015: Frankelandgroep

Vernet geeft advies en inzage in data rondom verzuim en inzetbaarheid van personeel.

18/11/2016 Best practices

frankeland-fist-3-dec-13-078-2

Je moet het niet lastig vinden als een medewerker belt omdat hij ziek is

De Frankelandgroep in Schiedam kán bijna niet beter presteren op het gebied van verzuim en re-integratie. In 2010 was het ‘rapportcijfer’ nog een 7,9. Afgelopen jaar pronkte ze met het cijfer 9,9 op de Vernet Health Ranking. Aandacht hebben voor de gezondheid en het welzijn van je medewerkers is volgens verzuimcoördinator Kitty van Balen de gouden formule. ‘Je moet het niet lastig vinden als een medewerker belt omdat hij ziek is.’

De Frankelandgroep vierde in 2013 feest: de organisatie stond op een gedeelde derde plaats op de ranglijst van Vernet in de branche VVT. De medewerkers kregen gebak én een beloning van 100 euro netto. In 2014 belandde de Frankelandgroep zelfs op de eerste plaats. De vreugde kon niet groter zijn, vooral bij de medewerkers zelf. Nu kregen zij een extraatje van 150 euro netto. ‘Dat extraatje zegt alles over de betrokkenheid van onze directie bij het verzuimbeleid’, zegt Van Balen. ‘Die spreekt hiermee haar waardering uit naar onze medewerkers. We doen het tenslotte met elkaar. Er zit al jaren een stijgende lijn in, maar hoger dan een 9,9 wordt wel erg lastig! De rek is er nu wel een beetje uit, er zal altijd verzuim zijn. Wat belangrijk is: hoe ga je daarmee om?’

Wat is jullie geheim?

‘Alles draait om aandacht voor je medewerkers, als het goed gaat, maar ook als het niet goed gaat. Zo hebben we een strikt beleid bij frequent verzuim. Medewerkers worden door hun leidinggevende uitgenodigd voor een frequent verzuimgesprek: bij de 3e melding met hoofd P&O, bij de 4e met het sectorhoofd en bij de 5e met de manager zorg. Dit is een bewuste opbouw van ‘zwaarte’ qua gesprekspartner. Maar de insteek is altijd positief. We zeggen niet: “Joh, je bent al vijf keer ziek geweest.” Nee, we signaleren dat en kijken wat we als werkgever kunnen doen. Bijvoorbeeld het rooster tijdelijk aanpassen, dat er verlof kan worden opgenomen of doorsturen naar de fysiotherapeut, de huisarts of de maatschappelijk werker. De medewerker wordt ook altijd op zijn eigen verantwoordelijkheid gewezen:  wat heb je gedaan of kun je zelf doen om beter voor jezelf te zorgen zodat verzuim kan worden voorkomen?’

‘Bewegen en gezonde voeding vinden we belangrijk. Sinds 2012 organiseren we sportactiviteiten voor onze medewerkers. We zijn begonnen met Zumba-lessen, een soort dansen op muziek. Dat was direct zo’n succes, dat we meer wilden bieden. Voor ieder wat wils, zogezegd. Er is een hardloopgroep gestart met als doel deelname aan de Ladiesrun. Alle deelnemers zijn daarin geslaagd, ook twee medewerkers met behoorlijk overgewicht waarvan eentje zelfs meer dan vijftig kilo is afgevallen. Die moeten wel even een drempel over om te gaan hardlopen, hoor. Dit jaar wordt er wekelijks gefietst voor deelname aan Ride for the Roses, een fietsevenement voor het goede doel. Er is ook een tafeltennistoernooi, een danswedstrijd met een knipoog, yoga en karate. Het hoeft echt niet veel te kosten. De verschillende sportactiviteiten worden georganiseerd door een medewerker die zelf de sport beoefent of via-via door iemand die dat bijvoorbeeld ook op een sportschool doet.’

‘Bij de kookworkshops die we jaarlijks organiseren ligt de nadruk op gezonde, makkelijk klaar te maken maaltijden. Medewerkers kunnen voor een klein bedrag hieraan deelnemen. Dit soort activiteiten maakt mensen bewust: wat kan ik doen om gezonder te leven? Uiteraard worden er op het werk ook gezonde lunchproducten aangeboden. Een leuke bijkomstigheid is dat medewerkers van verschillende locaties elkaar leren kennen. Deelnemen is altijd vrijwillig. In het begin hadden sommige collega’s nog wat schroom met elkaar te sporten, maar de mond-tot-mond reclame die is ontstaan, is de beste manier om deze activiteiten te promoten.’

Hoe gaan jullie dan om met medewerkers die een hele ongezonde leefstijl hebben en zich nooit ergens voor aanmelden?

‘Daar doen we niet direct iets mee. Leefstijl wordt steeds meer met de medewerkers besproken. In het begin hadden leidinggevenden koudwatervrees om dit aan te kaarten. Maar gaandeweg leren ze hoe je dat respectvol doet. Eén keer per twee jaar hebben we een ‘superweegschaal’ op onze locaties staan. Daar kunnen medewerkers hun gewicht, bmi, vetpercentage, hartslag en bloeddruk laten meten, ook vrijwillig. Dan komt er bijvoorbeeld uit dat je een hoge bloeddruk hebt, wat je zelf nog niet wist. Daarmee kun je dan naar de huisarts.’

Zie je een duidelijke relatie tussen de sportactiviteiten en het lage verzuim?

‘Dat durf ik niet te zeggen, maar bewustwording dat bewegen goed voor je is, kan er uiteindelijk toe bijdragen het verzuim positief te beïnvloeden. Wat zeker helpt is verzuim als een rode draad door de organisatie laten lopen. Verzuim staat bij ons hoog op de agenda. In het functioneringsgesprek wordt verzuim besproken en ook in elk overleg is het een vast agendapunt. Mijn taak is ervoor te zorgen dat er tools zijn om sturing aan het verzuim te geven. Iedere dag stuur ik een actueel verzuimoverzicht naar de leidinggevenden en elke maand maak ik rapportages per afdeling en locatie, inclusief verzuimkosten. Voor die tijd had men geen idee wat verzuim eigenlijk kost. Ook belangrijk, welke leeftijdsgroep, afdeling of locatie wijkt af van de norm en in welke functie wordt er relatief veel verzuimd? We kijken wat daarvan de oorzaak kan zijn en hoe we dat kunnen beïnvloeden. Alles bij elkaar gaat het erom dat je aandacht hebt voor de gezondheid en het welzijn van de medewerkers. Dit draagt er wel toe bij dat het verzuim naar beneden gaat.’

Hoe gaan jullie om met medewerkers die zich ziek melden?

‘Bij ons is het echt ondenkbaar dat een medewerker die langdurig ziek is van zijn leidinggevende en collega’s niks hoort. Er is regelmatig contact en er worden kaartjes gestuurd. Namens de directie worden regelmatig bloemen verstuurd aan langdurig zieken. De medewerkers die wél kunnen werken, moeten ook, en dat kan ook gedeeltelijk zijn, aan het werk. Er wordt altijd naar passend werk gezocht, dat kan ook op een andere afdeling of locatie zijn. Ons voordeel is dat er altijd werk te doen is. Denk bijvoorbeeld aan meehelpen in een huiskamer met ontbijt klaarmaken, koffie schenken en sociale activiteiten, zoals spelletjes doen of de krant voorlezen. Of met een cliënt naar buiten gaan om te wandelen. Vaak vinden mensen het leuk om ook eens iets anders te doen. Doordat er dan ook voor cliënten extra aandacht is, heb je snel een win-win situatie.’

‘Aan een medewerker met hoofdpijn vragen we gerust een paracetamol te nemen, zodat hij misschien wel ‘s middags kan werken. Natuurlijk was er in het begin best wat weerstand, maar zo langzamerhand is dit beleid zo ingeburgerd en weten de medewerkers niet beter. We vinden het belangrijk dat de re-integratie zo goed mogelijk verloopt door alle mogelijkheden naar herstel te benutten, bijvoorbeeld door zo vroeg mogelijk interventies in te zetten. Ons streven is altijd om arbeidsongeschikte medewerkers binnen de muren van de Frankelandgroep te houden in eigen werk of ander werk.’

Wie doet wat bij verzuim?

‘Ik ben als verzuimcoördinator de ‘spin in het web’ en zorg ervoor dat we de Wet Verbetering Poortwachter goed en op tijd uitvoeren. Maar de leidinggevenden zijn en blijven altijd verantwoordelijk voor de re-integratie van hun medewerkers.’

‘Van de leidinggevende wordt verwacht dat hij contact onderhoudt en aandacht heeft voor de medewerker die weer gaat opstarten door goede werkafspraken te maken. Medewerkers moeten zonder belemmeringen terugkeren naar het werk. De leidinggevende moet ervoor zorgen dat hij op de hoogte is van actuele zaken of veranderingen en ook aan de bel trekken als de re-integratie stagneert of een medewerker zich niet aan de afspraken houdt. We vragen van de medewerker ook een stuk eigen verantwoordelijkheid door zelf na te denken over passend werk of welk deel van zijn eigen werk hij nog kan doen. Maar ook dat hij zich inspant voor zijn herstel, bijvoorbeeld door zijn uiterste best te doen bij interventies. Natuurlijk moeten er soms maatregelen worden genomen. Als een medewerker zonder opgaaf van reden niet op het spreekuur van de bedrijfsarts komt, wordt een deel van het no-show tarief aan hem doorbelast. Als passend werk wordt geweigerd of afspraken niet worden nagekomen, dan aarzelen we niet om te waarschuwen voor de consequenties, zoals loonopschorting wat in een enkel geval ook wordt opgelegd.

Zitten er verschillen in leeftijdsgroepen bij het verzuim?

‘Ja, over het algemeen verzuimen ‘de jonkies’ vaker en ‘de oudjes’ langer. Als voorbeeld: drie jaar geleden zagen we dat het verzuim vrij hoog was bij de leerlingengroep. We hebben in die tijd een leerlingenraad ingesteld waar allerlei zaken aan de orde kwamen, waaronder verzuim. Wat bleek: soms moesten de leerlingen teveel dagen achter elkaar werken en was het soms lastig om verlof op te nemen. Daarbij nog studeren in je vrije tijd. Dat vergroot de kans op overbelasting. We zijn hier nu meer alert op.’

‘De oudere medewerkers kunnen naast het werk ook mantelzorger zijn. We hebben daar aandacht voor en proberen te voorkomen dat iemand uit balans raakt.’

De financiële situatie van Frankeland is heel gezond. Speelt dat een rol bij het verzuim?

‘Natuurlijk. Als een organisatie met moeite de eindjes aan elkaar kan knopen, is er veel onrust. Mensen worden ontslagen of contracten worden niet verlengd wat vervolgens tot meer verzuim kan leiden. Gelukkig hebben wij een directieteam dat al 25 jaar samenwerkt en doen we het financieel nog steeds goed. Verzuim kost veel geld, dus als je beleid ertoe leidt dat het verzuim naar beneden gaat en het welzijn van je medewerkers omhoog, levert dat veel op en niet alleen financieel. Als je goed voor je medewerkers kunt zorgen, kunnen zij op hun beurt goed zorgen voor onze cliënten. Ze voelen zich prettig in hun werk en bij onze organisatie. Als we vervolgens op de eerste plaats van de Vernet Health Ranking eindigen en alle medewerkers ontvangen 150 euro, ben ik als verzuimcoördinator een gelukkig mens!’

Wat voor tip zouden jullie aan andere instellingen willen geven?

‘Aandacht en waardering voor je medewerkers is naar mijn mening het allerbelangrijkste. Als iemand zich ziek meldt, moet je niet door laten klinken: “Oh, dit is al de zoveelste keer.” Neem het serieus, mensen voelen het aan als ze niet worden geloofd of als lastpak worden gezien. Blijf met je medewerker in contact. Als die zich maandag ziek meldt, hebben we dinsdag weer contact, niet pas op vrijdag.’

‘Durf ook zaken bespreekbaar te maken, ook als je iets niet vertrouwd. Wat betreft het beleid: er zijn organisaties die de uitvoering van de Wet Poortwachter en alle administratieve processen bij de leidinggevenden hebben neergelegd, terwijl die passie hebben voor hun vak, de zorg. Die hebben vaak al veel administratieve taken. De Frankelandgroep heeft er bewust voor gekozen een verzuimcoördinator aan te stellen. Deze zorgt ervoor dat er wordt voldaan aan alle eisen die de Wet Verbetering Poortwachter stelt, maar ook dat het belang van werkgever en werknemer in balans is. En ook kritisch kijkt naar het werk van de bedrijfsarts. Uiteindelijk blijft de werkgever verantwoordelijk voor zijn verzuimbeleid, niet de bedrijfsarts. Als je daarmee ‘de Poortwachterstoets’ van het UWV doorstaat, levert dat veel geld op. Daar is wel steeds meer gespecialiseerde kennis voor nodig. Zorg dus dat je iemand in de organisatie hebt die op de hoogte is en blijft van alle wet- en regelgeving. Dat heeft bij ons de afgelopen jaren heel goed gewerkt.’

 

Frankelandgroep

Boek Hoe(zo) Eigen Regie?

Wij maken gebruik van analytische cookies. Door de site te blijven gebruiken gaat u daarmee akkoord. Lees voor meer informatie ons cookie statement.

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten