Best Practices 2015: Norschoten

Vernet geeft advies en inzage in data rondom verzuim en inzetbaarheid van personeel.

18/11/2016 Best practices

Norschoten: medewerkers moeten weten dat we ze missen

 

De directie van Christelijk Verpleeghuis Norschoten in Barneveld was blij verrast, toen ze hoorden dat ze in de top drie belandden van de Vernet Health Ranking 2014. Voor de uitreiking van de bijbehorende trofee werd samen met de medewerkers zelfs een speciale happening georganiseerd. Medewerkers kregen een attentie met de tekst samen beter! er op. Voor personeelsadviseur Carol van Ramshorst is het een bewijs dat de nieuwe strategie werkt.

Verpleeghuis Norschoten bezette in 2013 nog de veertiende plek op de ranglijst. In 2014 was de zorginstelling gestegen naar plek drie, met een 9,5 als rapportcijfer. Er was een nieuw verzuimbeleid en er werd dat jaar gewerkt met een nieuw softwaresysteem van Raet om het verzuim in de hand te houden, waarbij leidinggevenden zelf hun eigen medewerkers ziek moeten melden.

‘Voortaan moeten leidinggevenden veel meer doorvragen en focussen op wat de medewerker nog wél kan’, zegt Van Ramshorst. ‘In plaats van: hij is ziek en we zien wel wanneer hij terugkomt. Ze zien wanneer ze actie moeten ondernemen, wanneer een medewerker frequent verzuimt en wat er moet gebeuren. De eerste en derde dag moeten ze telefonisch contact hebben en in de derde week krijgt de medewerker een bloemetje. Ze zien elke dag in het systeem wat het verzuimpercentage is en wie er nog ziek zijn. Zo hebben we een heel protocol opgestart, en dat werkt erg goed.’

Wordt dan meteen vanaf de eerste dag gekeken of een medewerker nog wel inzetbaar is?

‘Ja, we kijken op de eerste dag meteen wat er aan de hand is. Heeft een medewerker hoofdpijn, dan kijken we of hij een paracetamol kan nemen en misschien twee uur later kan komen werken. Als het vandaag niet lukt, proberen we morgen nog even een gesprek te hebben. We zetten daarom ook meteen in het systeem wanneer zowel de leidinggevende als de medewerker verwacht dat hij weer hersteld zal zijn. Een ander voorbeeld is een operatie waarbij iemand twee weken rust moet houden. Dan zeggen wij: dat wil niet zeggen dat je thuis je rust moet nemen. Je kunt sowieso op het werk komen koffiedrinken, maar misschien ook wel de was opvouwen of een spelletje doen met de bewoners.’

Zien jullie nog veranderingen in leeftijdscategorieën de afgelopen jaren?

‘In de leeftijdsgroep van 25 tot 35 jaar ligt het verzuim wat hoger, maar waarschijnlijk komt dat omdat deze medewerkers kleine kinderen hebben. Zij hebben heel veel activiteiten, met hun werk, met hun kinderen en met hun hobby’s, en ze hebben een actief sociaal leven. Maar ze mogen zich niet ziek melden als hun kind ziek is. Als ze de hele nacht niet hebben geslapen vanwege een ziek kind, zeggen we dat ze even een paar uurtjes kunnen slapen om daarna op het werk te komen, of vragen we ze een verlofdag op te nemen.’

Wat doen jullie allemaal om het verzuim laag te houden?

‘Het is niet iets wat we zelf hebben ingezet, maar we zien dat collega’s elkaar aanspreken. Als iemand zich ziek meldt, zegt zijn collega bijvoorbeeld tegen hem: ‘Joh, ik heb dat vorige week ook gehad, maar ik heb gewoon gewerkt’. Zelf gaan we met medewerkers in gesprek als ze regelmatig bepaalde klachten hebben. Dat kun je denken aan psychologische interventies of het inschakelen van een maatschappelijk werker. Verder willen we medewerkers bewust maken van de kosten van het verzuim. En als we zien dat een medewerker te zwaar belast is, vragen we of hij niet beter een paar dagen vrij kan nemen.’

‘We hebben ook nog een “stress signalenlijst”. Als leidinggevenden zien dat een medewerker wel wat veranderd is de laatste tijd, kunnen ze op deze lijst signalen aankruisen en zien of iemand gestrest is. Is iemand prikkelbaar of kan hij niet zoveel hebben? Heeft iemand al een paar keer fouten gemaakt en reageert hij kort door de bocht? Dan gaat de leidinggevende daar een gesprek mee aan.’

Hoe is de werksfeer bij Norschoten?

‘Die wordt in het algemeen wel als positief ervaren. Soms hebben medewerkers het gevoel dat ze niet meer ziek mogen zijn, maar dat is een kleine groep. We hebben een open cultuur en een platte organisatie.’

Hoe houden jullie de medewerkers gezond?

‘Medewerkers die langdurig en vaak ziek zijn, hebben we uitgenodigd voor een IZZ-training. Op deze training leerden ze omgaan met spanningen en leerden ze anders te kijken naar problemen. Ze wilden niet allemaal komen, maar degenen die er zijn geweest, waren er heel positief over. Verder hebben we een training on the job: één keer per jaar kijkt een fysiotherapeut of ergotherapeut een half uur mee bij een persoon. Worden de tilhulpmiddelen op de goede manier gebruikt? Ook kunnen we iemand extra inzetten als er bijvoorbeeld een zware cliënt is en je ziet dat daar meer gewrichtsklachten komen. Dan geven de therapeuten tips: laten ze het een medewerker alleen doen of moet hij extra hulp vragen?’

Worden de medewerkers zelf betrokken bij het voorkomen van verzuim?

‘Niet actief, maar ik ga ervan uit dat leidinggevenden het er met hun personeel wel over hebben. Zo weet ik dat twee afdelingen met paardencoaching bezig zijn geweest, een training waarbij je met behulp van paarden kunt kijken naar je eigen gedrag. Dat was bedoeld voor teambuilding.’

Wat is jullie tip om het verzuim laag te houden?

‘Het is heel belangrijk dat medewerkers weten dat ze gemist worden als ze er niet zijn. Dus niet: doe rustig aan en blijf nog een weekje thuis. Vooral bij psychische klachten is het heel belangrijk alert te zijn en aan te geven: we missen je echt, zonder opdringerig te zijn. Dat we ze nodig hebben en hun kwaliteiten willen gebruiken. We merken dat leidinggevenden met een goed contact met hun medewerkers soms een lager verzuimpercentage hebben dan degenen die heel druk zijn met heel veel dingen, en daardoor het contact met hun medewerkers wat kwijtraken.’

Hoe gaan jullie om met langdurig verzuim?

‘Met name bij psychische klachten vinden we het juist niet de goede weg als huisartsen zeggen dat iemand een paar weken rust moet nemen als het hem allemaal teveel wordt. Wél begeleiding geven, de huisarts erop zetten, een paar gesprekken met een psycholoog voeren en zorgen dat de medewerker in actie komt, in plaats van dat hij thuis zit te verpieteren.’

Hoe kan iemand die langdurig ziek is, toch voor Norschoten gaan werken?

‘Is iemand lichamelijk ziek, dan kan hij thuis inloggen. In de zorg is dat wat lastig, maar we hebben nu bijvoorbeeld een manager die ernstig ziek is en in de periodes dat ze zich wat beter voelt inlogt en merkt dat ze gemist wordt. Zij waardeert dat heel erg. Ook al kunnen medewerkers niet op het werk komen, de betrokkenheid blijft.’

‘Bij psychische klachten is het wat lastiger, dan kunnen ze vaak al die prikkels niet aan. Dan moet je samen een oplossing zoeken: wat zie je wel zitten en wat vind je nog een beetje leuk.’

Kunnen ze dan ook ander werk doen?

‘Ja, dat gebeurt zeker. Ze kunnen administratief werk doen of leidinggevenden helpen met een stukje planning of verslaglegging. En we willen dat medewerkers met psychische klachten toch op de werkvloer komen, hoe lastig het ook is. Dat ze een kopje koffie komen drinken en de rapportages even doorlezen.’

Gaan jullie op dezelfde voet door?

‘We gaan aan de medewerkers in ieder geval de kosten van verzuim inzichtelijk maken. Als iemand langdurig ziek is, willen we laten zien wat de financiële consequenties zijn, ook al kan iemand er soms niks aan doen. Daar willen we meer op inzetten, samen met het voeren van gesprekken over frequent verzuim. Hoe komt het dat een medewerker zich toch zo vaak ziek meldt? Daar hebben we pas geleden een training voor gehad, van onze verzekeraar. Dan ga je daar toch nog eens kritisch naar kijken. Zo van: jongens, dit hoeven we allemaal niet zo makkelijk te accepteren. Bij medewerkers die geregeld ziek zijn moet je je afvragen of de zorg nog wel hun passie heeft. Of ze nog op de goede plek zitten.’

 

norschoten

Boek Hoe(zo) Eigen Regie?

Wij maken gebruik van analytische cookies. Door de site te blijven gebruiken gaat u daarmee akkoord. Lees voor meer informatie ons cookie statement.

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten