Best Practices 2015: Rivierduinen

Vernet geeft advies en inzage in data rondom verzuim en inzetbaarheid van personeel.

18/11/2016 Best practices

Vanzelfsprekende attitude wordt gedeelde verantwoordelijkheid

 

In 2011 veranderde er veel op het gebied van verzuim bij Rivierduinen, een organisatie voor geestelijke gezondheidszorg. Er werd een nieuw beleid geschreven, de meldingsprocedure veranderde en er vond een grote cultuuromslag plaats. Dat levert, na een tweede plek in 2012, voor 2014 de vierde plek op in de Vernet Health Ranking.

De organisatie voor geestelijke gezondheidszorg Rivierduinen, uit Leiden en omgeving, scoort goed in de Vernet Health Ranking. Met een score van 8,5 kunnen Ellen Waanders (arbo en verzuimspecialist) en Monique Kuhlmann (manager algemene zaken) tevreden zijn. Volgens Waanders en Kuhlmann is de hoge score te danken aan het nieuwe verzuimbeleid.

Monique: ‘De organisatie is nu zo georganiseerd dat de wederzijdse verplichtingen en rechten op het gebied van verzuim duidelijk zijn voor iedereen. Er is snel en vroeg overleg met de medewerker als er iets aan de hand is. Daar is wel wat aan vooraf gegaan natuurlijk.’

Wat is daar dan aan vooraf gegaan?

Ellen: ‘In 2011 hebben we fors geïnvesteerd in een nieuw beleid. Dat was nodig, want we hadden voor die tijd namelijk niet heel veel meer dan een verzuimprotocol met afspraken en procedures. Medewerkers moesten zich ook bij een centraal punt ziekmelden.’

Monique: ‘Dat is een concrete verandering: iedereen moet zich ziekmelden bij de leidinggevende. De ziekte staat nadrukkelijk niet ter discussie, we bewaken de privacy. Er vindt wel overleg plaats of werken mogelijk is en vanaf wanneer en in welke mate. Zo houden we medewerkers betrokken bij de organisatie. Dat is erg belangrijk voor ons: de connectie met de organisatie.’

Ging de invoering van het nieuwe beleid soepel?

Ellen: ‘Uiteindelijk wel. Onze cultuur is enorm veranderd: van een vanzelfsprekende attitude over verzuim, naar een gedeelde verantwoordelijkheid. We hebben veel aandacht besteed aan het creëren van draagvlak en goede communicatie om iedereen mee te krijgen in deze verandering. De kern van de gedeelde verantwoordelijkheid is het gesprek tussen medewerker en leidinggevende.

Monique: ‘Het was voor veel medewerkers even wennen, maar nu ervaren ze deze manier van werken als erg prettig. Het levert ons ook intrinsiek gemotiveerde medewerkers op. Het beleid geeft ze structuur. Houvast. Ze zitten thuis niet ziek op de bank met de vraag: hoe moet het nu verder?’

Hoe komt dat?

Monique: ‘De leidinggevende stelt vrijwel altijd de vraag: wat kan je nog wél doen? Dat was in het begin wennen, want die vraag werd voorheen niet zo vaak gesteld.’

Ellen: ‘Die re-integratie van een collega moet tijdig worden ingezet, al werk je maar voor een klein percentage. De binding en het wederzijds contact zorgen er namelijk voor dat medewerkers niet voor een erg lange periode verzuimen.’

Monique: ‘Verder maak je tijdens het verzuimgesprek concrete afspraken. Wanneer is het volgende contact? Wie neemt contact op?’

Ellen: ‘De toon van zo’n gesprek is ook erg belangrijk, onze leidinggevenden worden daarin getraind. Je moet op een positieve manier het gesprek ingaan. Aan een verwijtend, ‘nou alweer’-gesprek heb je niets. Je moet juist de vraag stellen: wat kunnen we samen doen om jou weer met plezier en in goede gezondheid op de werkvloer te krijgen?’

Wat doen jullie na een verzuimmelding?

Monique: ‘De melder neemt contact op met zijn leidinggevende op het afgesproken tijdstip. Sinds december 2013 wordt dit genoteerd in ons verzuimregistratiesysteem de Verzuim Manager. De leidinggevende is hierin de casemanager. Hij krijgt op tijd een melding voor het volgende contact met de medewerker, dat is altijd binnen twee dagen. Dat is belangrijk voor ons: we willen continu aandacht hebben en we willen continu geïnformeerd blijven. Het systeem geeft melding wanneer er actie moet worden gedaan vanuit de Wet verbetering poortwachter’.

‘Via het systeem heeft de leidinggevende ook een zeer korte lijn met de bedrijfsarts. Een gesprek met de bedrijfsarts wordt altijd meteen aangeboden. Het kan ook zijn dat de bedrijfsarts preventief wordt ingeschakeld.’

Ellen: ‘Bijvoorbeeld bij twijfels over de werkplek en de weerslag op de gezondheid. De verantwoordelijkheid wat betreft het beschermen van de privacy ligt bij de bedrijfsarts. Hij noteert wel wat in de Verzuim Manager, maar natuurlijk lang niet alles.’

Daarnaast hebben wij voor zowel de medewerkers als de leidinggevenden op intranet een toolkit beschikbaar met handige achtergrondinformatie, formulieren en verwijzingen naar diverse sites.

Hoe gaan jullie om met gezondheidsklachten, bijvoorbeeld over de werkplek?

Ellen: ‘Die klachten nemen we serieus, en we passen, nog voordat iemand gaat verzuimen, de werkplek aan. We hebben preventief beleid gericht op de gezondheid, veiligheid en welzijn van medewerkers. Zo hebben we een paar jaar geleden de zwangerschapsregeling aangescherpt. Verder hebben we aandacht voor de veiligheid van werknemers en bieden we opvang na schokkende gebeurtenissen. Binnen onze organisatie zien we psychisch verzuim als een hoog risico. Daarom bieden we onze medewerkers online cursussen zoals Sterk op je werk van het Trimbos Instituut aan. Ze kunnen daarmee, zonder tussenkomst van leidinggevenden, gelijk aan de slag, waarbij de privacy is gewaarborgd.’

Monique: ‘Goed werkgeverschap en het betrekken van de medewerker zit aardig in ons DNA. Wij voeren frequent verzuimgesprekken waarin we vanuit een positieve benadering aandacht hebben voor de medewerker. We stellen dan vragen als: ‘Heb je nog iets nodig?’ en ‘Hoe gaat het nu?’. Vanuit het inzicht dat kort frequent verzuim een voorspeller kan zijn van toekomstig langdurig verzuim. Dat voorkomen is in ieders belang.

Wat staat er nog op de planning?

Ellen: ‘Onze toolkit wordt binnenkort uitgebreid. Er komt dan meer achtergrondinformatie in te staan en het wordt ook meer toegespitst op langdurig verzuim. We merken dat het terugdringen van langdurig verzuim de uitdaging wordt voor de komende tijd.’

 

0861_logo_rgb_RD

Boek Hoe(zo) Eigen Regie?

Wij maken gebruik van analytische cookies. Door de site te blijven gebruiken gaat u daarmee akkoord. Lees voor meer informatie ons cookie statement.

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten