Best Practices 2015: Valkenhof

Vernet geeft advies en inzage in data rondom verzuim en inzetbaarheid van personeel.

18/11/2016 Best practices

Zorg met een zachte g

 

In 2012 had zorginstelling Valkenhof nog een zeer hoog verzuimpercentage. Eén van de redenen daarvoor was het probleem rond het proces van ziekmelden door de medewerker. Nu kan Guido Dahler, HRM-adviseur, trots zijn op een vierde plek in de Vernet Health Ranking van 2014.

Zorginstelling Valkenhof (uit Valkenswaard en omgeving) levert zorg ‘met een zachte g’ – zo vertelt hun slogan. De medewerkers van de organisatie bieden goede zorg, op een gastvrije, gemoedelijke en typisch Brabantse wijze. En die zorg leveren ze nu ook met een ontzettend laag verzuim: hun score in de Vernet Health Ranking is 9,4. Een zeer goed resultaat, zeker als je kijkt naar hoe groot de verzuimproblemen twee jaar geleden waren. Guido Dahler, HRM-adviseur bij Valkenhof, ziet vooral vooruitgang op het gebied van het proces van ziekmelden en de kijk op ziekteverzuim.

‘Toen we in 2012 tegen ons hoge verzuimpercentage aanliepen, hebben we een onderzoek laten uitvoeren. Daaruit kwamen een paar belangrijke punten naar voren, waaronder de problemen met ons ziekmeldingsproces’, vertelt Dahler. ‘Wij hadden namelijk veel te maken met ziekmeldingen die geen ziekmeldingen waren. Met andere woorden: er werden binnen onze organisatie vaak incorrecte verlofaanvragen ingediend.’

Het kwam bij Valkenhof vaak voor dat medewerkers zich ziek meldden terwijl er eigenlijk iets anders aan de hand was. Bijvoorbeeld, wanneer de partner naar het ziekenhuis moest of wanneer een kind ziek thuis zat. Dat probleem is nu ondervangen door een digitaal systeem waarin medewerkers gemakkelijk hun gegevens kunnen invoeren.

Dit probleem zal vast niet het enige onderzoeksresultaat zijn?

‘Nee. We liepen bijvoorbeeld ook tegen het feit aan dat we bij verzuim niet direct keken naar de mogelijkheden die er nog wel waren. Die zogenaamde restmogelijkheden werden door ons nog niet volledig benut. Op dit moment gaat de medewerker altijd in overleg met de leidinggevende of er een mogelijkheid is tot passende arbeid’, vertelt Dahler.

Hoe is jullie verzuimaanvraag op dit moment geregeld?

‘De verzuimmelding verloopt via een digitaal formulier. Met het formulier kan de leidinggevende inzicht krijgen over wat er speelt. De medewerker neemt ’s ochtends voor tien uur contact op met de leidinggevende, zij bespreken welke gevolgen de verzuimmelding heeft, welke ondersteuningsvraag er is en welke mogelijkheden er zijn voor passende arbeid.’

Wat is dan de volgende stap?

‘Dan gaat de leidinggevende kijken of op korte termijn iemand het gat kan vullen. In meer dan negentig procent van de gevallen wordt het binnen de eigen kring opgelost. Bij de zelfsturende teams (de zorgteams) verloopt het nog wat anders. Daar is het team de eerste vier dagen verantwoordelijk voor het rondkrijgen van de planning.’

Hoe zorg je ervoor dat jullie medewerkers zo min mogelijk verzuimen?

‘Wij werken binnen de Valkenhof met de volgende kernwaarden: ondernemerschap, betrouwbaarheid,  passie voor het werk, vakmanschap en respect voor elkaar. Met die waarden proberen we de gevolgen van verzuim ook te benadrukken. Onze medewerkers begrijpen zeer goed wat voor impact verzuim heeft op de cliënten, medewerkers en organisatie.’

‘Wat op dit punt ook belangrijk is, is de preventie van verzuim. Wij organiseren voor onze medewerkers vaak scholing en trainingen. We hebben aandacht voor de mentale en fysieke werkdruk, maar ook voor onderwerpen als agressie op de werkvloer. Op het gebied van agressie hebben we maandelijks een gesprek.’

Stel dat een medewerker toch langdurig verzuimt. Wat dan?

‘Bij ons is dan de medische kant belangrijk. Na twee weken komt de bedrijfsarts langs en geeft een medisch advies  aan de medewerker en leidinggevende. In een vroegtijdig stadium wordt een pad op sociaal, medisch en werkgerelateerd gebied uitgestippeld. Uitgangspunt is het ICF-model. Het ICF-model is een model dat aandacht vraagt voor biopsychosociale aspecten. We kijken hier net wat verder.’

Wat zijn de reacties van de medewerkers hierop?

‘Sommige medewerkers waren  van mening dat ze recht hadden op verzuim, om wat voor medische reden dan ook. Nu hebben we veel collega’s die blij zijn dat verzuim zeer serieus wordt genomen en gezamenlijk wordt gewerkt aan het beperken van de verzuimduur en -omvang.’

Hoe verklaar jij zelf de goede verzuimprestaties van Valkenhof?

‘Doordat er veel aandacht voor verzuim is, blijft het ook een belangrijk onderwerp voor onze collega’s. Dat zie je bijvoorbeeld ook terug bij ons zelfroostersysteem. Onze medewerkers mogen zelf hun ideale rooster maken: hun wensrooster. Alle individuele wensroosters worden samengevoegd en via drie rondes wordt het rooster definitief gemaakt voor de komende zes weken. Medewerkers ervaren dit als zeer prettig, want nu past hun rooster het meest binnen de wensen.’

Dat is een mooie vorm van zelfsturing; voor de toekomst iets voor de hele organisatie?

De focus van Valkenhof is dat medewerkers in de “lead” zijn, niet alleen op het gebied van ziekteverzuim. Daarbij worden onze medewerkers  gefaciliteerd door hun leidinggevenden.

 

valkenhof

Boek Hoe(zo) Eigen Regie?

Wij maken gebruik van analytische cookies. Door de site te blijven gebruiken gaat u daarmee akkoord. Lees voor meer informatie ons cookie statement.

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten