Zelfsturing: een succesformule voor Amstelring

Vernet geeft advies en inzage in data rondom verzuim en inzetbaarheid van personeel.

20/11/2016 Uit de praktijk

susan-van-os

Twee jaar geleden ging de wijkzorg van Amstelring (een organisatie voor verpleging en verzorging in regio Amsterdam) op de schop. Ongeveer 40 teams en 400 professionals stapten toen over op zelfsturing. Daarmee veranderde ook de rol van Susan van Os, HR business partner bij Amstelring.

Het was voor Van Os in het begin wat onwennig. Haar rol als HR-adviseur was voorheen controlerend, maar dat is met de komst van een zelfsturende organisatie totaal anders. In een klassieke organisatie ben je met contracten bezig, maar nu worden die taken elders opgepakt. De functie van Van Os veranderde dus behoorlijk door de zelfsturende organisatie.

Die zelfsturende wijkzorg ziet er als volgt uit: 1 manager, 2 coaches, 750 professionals en 20 ondersteunende medewerkers (denk hierbij aan kwaliteit adviseurs of het wijkservicecentrum), die in totaal 64 teams ondersteunen in hun werk. In het takenpakket van het wijkservicecentrum zit bijvoorbeeld het personeelsbeheer, maar ze zijn ook actief in de productielijn. De functie van Van Os is daardoor dus ook heel anders geworden: ze is nu bezig met het ondersteunen van de teams, de coaches en de manager.

Hoe ziet dat eruit?

“De klassieke HR instrumenten passen niet goed binnen zelfsturing. Denk bijvoorbeeld aan functioneringsgesprekken, er is immers geen directe leidinggevende meer. Veel beleid rondom HR gaat uit van de hiërarchische relatie tussen medewerker en leidinggevende. We moeten dus pionieren. Samen met de ondersteunende schil om de teams heen, ontwikkelen we nieuwe manieren, instrumenten om de professionals in de wijk te ondersteunen. Zij zijn onze ‘klanten’ Er wordt geen beleid gemaakt en over de schutting gegooid. We halen de vraag actief op bij de teams. Dit gebeurt o.a. door workshops, discussiegroepen.

En op gebied van verzuim?

We zijn met z’n allen verantwoordelijk voor het verzuim. Als een team problemen heeft rond een bepaald thema of te maken krijgt met een verzuimende medewerker, dan zijn wij de schil die verantwoordelijk is om het team te helpen”, zegt Van Os. “Per moment wordt bepaald hoe we problemen aanpakken. We hebben een paar keer mensen met frozen shoulder problematiek gehad, waar iemand anders een best practice had om dat op te lossen. Die zetten we dan op het probleem, los van de functie van die persoon.”

Hoe pakt dat uit?

“Verrassend goed! We zijn eerst met een groep mensen gaan zitten om te kijken naar verzuim. Het is dus niet meer één persoon die eraan moet trekken. Iedereen is verantwoordelijk voor wat er in het team speelt. Verzuim wordt daarmee een project, waar enthousiaste mensen aan werken. En dat het werkt, komt door de intrinsieke motivatie van het team.”

Hoe hoog is het verzuim bij jullie?

“Twee jaar geleden, toen we nog in de klassieke vorm zaten, lag het percentage op 8%. Bij de invoering van de zelfsturende teams is dat gezakt naar 3-4%, nu is het iets gestegen naar 5%.”

Een aanzienlijke daling. Het werkt dus, ook volgens beleidsplan?

“We hebben eigenlijk geen beleidsplan. We begonnen wel met een plan: ‘hoe gaan we om met verzuim?’. We ontdekken dus gaandeweg hoe we daarmee mee omgaan.”

Geen beleidsplan? Hoe weten mensen dan wat ze te doen staat?

“Op het moment dat ze in dienst treden hebben ze een gesprek met het wijkservicecentrum en de coach. Hier wordt uitgelegd hoe er wordt omgegaan met verzuim. Die bijzondere aanpak trekt ook mensen aan.”

Om ook zelf te kunnen bepalen hoe het met de zelfsturende organisatie gaat, komt de coach, de projectleider en iemand van het wijkservicecentrum samen met Van Os. “We komen eens per twee weken samen. Dan kijken we waar behoefte aan is binnen de teams. Op dit moment loopt het thema over de balans tussen werk en privé. Dat project wordt opgepakt door één of twee projectleiders. Die kunnen overal vandaan komen, ook uit het wijkservicecentrum.”

Wat merkt de cliënt eigenlijk van jullie nieuwe organisatievorm?

“Die komt in onze organisatie centraal te staan. We hebben de verzorgende eigenlijk hun werk weer teruggegeven. Zij weten het beste wat een cliënt nodig heeft: een helpende, een verzorgende, een verpleegkundige of huishoudelijke hulp. Het lijkt wel of er de afgelopen jaren allemaal directeuren, teamleiders en managers tussen gezet moeten worden, die vertellen wat zij moeten doen. We hebben het nu weer zo ingericht dat ze zelf weer veel dingen kunnen organiseren.”

Hoe zie jij de wijkzorg van Amstelring over een paar jaar voor je?

“Op dit moment werken de zelfsturende teams heel goed. We gaan ermee door, zodat we de zorg nog dichter op de cliënt organiseren. De gedeelde verantwoordelijkheid zorgt ervoor dat teams heel veel zelf rondom verzuim kunnen regelen. We hebben geen lijstjescultuur, we reageren meteen op verzuim. Dat levert ons veel op, dus we gaan zeker door op deze weg.”

 

Tekst: Gerben Kamphorst

Boek Hoe(zo) Eigen Regie?

Wij maken gebruik van analytische cookies. Door de site te blijven gebruiken gaat u daarmee akkoord. Lees voor meer informatie ons cookie statement.

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten