– Winnaars van de Vernet Health Ranking aan het woord –
De Vernet Health Ranking laat in één cijfer zien hoe een organisatie presteert op het gebied van verzuim en inzetbaarheid. Vernet gaat elk jaar met de best presterende organisaties in gesprek om het verhaal achter de cijfers op te halen. Wat is het geheim en hoe kunnen anderen hiervan leren? Eén kant-en-klare universele oplossing om de inzetbaarheid van de medewerkers te vergroten en het verzuim te verminderen? Die is er niet. Elke organisatie is anders. In deze blogreeks delen de winnaars van 2020 hun verhaal en tips. In deze blog gaan we in op hoe persoonlijke aandacht en het opleiden en trainen van medewerker en leidinggevende een positieve bijdrage kan hebben aan een laag verzuim.
In onze vorige blog gingen we in op hoe een leidinggevende een sleutelrol kan vervullen bij het onder controle houden van het verzuim. Norbert Mimpen van Tactus Verslavingszorg vatte dat mooi samen: “Kernwoord is aandacht, dat is de basis van al je verzuimacties. De leidinggevende speelt daar een cruciale rol in. De ene keer is een softere benadering nodig, de andere keer meer zakelijk. Het is per geval verschillend. Aandacht geven, het gesprek als leidinggevende aangaan met de medewerker en zo zoeken naar een goede route is belangrijk. Samen op zoek gaan naar handelingsperspectief”. En met de zin ‘het is per geval verschillend’ slaat Norbert de spijker op z’n kop. Elk geval is anders, maar hoe zorg je ervoor dat je toch beslagen ten ijs komt? En welke rol heeft de medewerker zelf?
Basistraining voor iedereen
Onderdeel van de aanpak binnen Verslavingszorg Noord Nederland is het standaard aanbieden van een tweetal trainingen: “We bieden al onze medewerkers twee trainingen aan: i) oplossingsgericht werken en ii) persoonlijk leiderschap. Waarbij het accent van de eerste training ligt op hoe ga je met de cliënt om: denk vanuit oplossingen en niet vanuit problemen. Bij persoonlijk leiderschap ligt de focus op de cirkel van invloed: wat kun je zelf doen? Bedenk wat wel mogelijk is en wat je vanuit je eigen kracht en beïnvloedingssfeer kunt doen”, vertelt Eveline Molenaar. Een mooie manier om alle medewerkers, niet alleen de leidinggevende, aan de slag te laten gaan met persoonlijke ontwikkeling en zich bewust te maken van zijn of haar eigen krachten.
Eigen verantwoordelijkheid
Een ander veel gehoord thema is ‘eigen verantwoordelijkheid’. Als organisatie kun je faciliteren, maar steeds vaker leggen werkgevers de verantwoordelijkheid bij de werknemen zelf neer: verantwoordelijkheid voor je eigen vitaliteit en gedrag. Daarbij helpt het om de medewerker nog bewuster te maken van hun eigen gedrag. Ook bij Theresia Woltman van GGZ Friesland is dit het geval: ”In de organisatie werken we met het vertelmodel waarin de ‘excuus Truus’ wordt benoemd. We willen af van dat het verhaal het verzuim verklaart en legitimeert. Je verhaal als uitleg verklaart het, maar legitimeert het niet. In tijden van Covid-19 is dat weer een beetje weggezakt, komend jaar gaan we de verzuimtrainingen voor leidinggevenden weer oppakken. Verzuim op een goede manier aanpakken vergt expertise en tijd. Dat probeer ik ook altijd uit te stralen. Ik heb liever dat een leidinggevende mij tien keer belt, dan dat hij denkt laat maar hangen of zomaar ‘wat’ gaat doen.”
Frequentverzuimgesprek: oefenen oefenen
Dat geldt ook voor Triade Vitree: “Binnen Triade Vitree werken we vanuit de visie van het gedragsmodel, dit gaat ervan uit dat de medewerker steeds meer zelf in regie komt ook als het gaat om inzetbaarheid en het voorkomen van verzuim. In beginsel is bij ons de leidinggevende volledig verantwoordelijk voor het verzuim: van begin tot einde. Maar, natuurlijk proberen wij, de bedrijfsarts, maar bijvoorbeeld ook de HR-adviseurs, de leidinggevenden daarin optimaal te faciliteren. We doen het al goed, maar er is altijd ruimte voor verbetering. Een concreet voorbeeld van de ondersteuning? Wij gaan bij verzuimcasussen eigenlijk altijd een driegesprek aan: de leidinggevende, de medewerker en de casemanager. Als extra luisterend oor. Daarnaast zijn we ook net gestart met klankbordgesprekken. Leidinggevenden kunnen daarin aangeven wat ze lastig vinden in bepaalde verzuimgesprekken. Hier gaan we dan vervolgens mee aan de slag en oefenen. En tot slot organiseren we ook de workshop ‘frequentverzuimgesprekken’. Die zijn gericht op het voorkomen van verzuim. Tijdens deze sessie vervult de bedrijfsarts een rol en vult de casemanager vanuit een coachende rol aan”, vertellen Diane Koornsta en Noëlle Brands.
Ook bij de Blanckenborg wordt ingezet op deze gesprekken van oefenen-leren-coachen: “Een belangrijk deel van ons ‘succes’ zit hem ook in het feit dat we zijn gaan sturen op frequentverzuimgesprekken. Teamleiders vinden dat niet altijd makkelijk en stellen het vaak uit met als gevolg dat het gesprek niet plaatsvindt. Zeker ook in tijden van drukte, zoals bijvoorbeeld tijdens de covid-19 crisis. Hier sturen we strak. De verzuimcoördinator heeft daar ook een aanjagende rol in gespeeld richting de leidinggevende en biedt daarin ook hulp. Het strakke sturen lijkt goed te werken. Ook vanuit de medewerkers krijgen we terug dat dit positief ontvangen wordt: ze voelen zich gehoord en denken na over wat kan ik wel in mijn situatie. Het is van groot belang voor de medewerker, maar ook voor ons als werkgever om iemand weer snel terug te laten keren op de werkvloer. Je moet samen zorgen dat de drempel niet te hoog wordt. De bedrijfsarts speelt daar uiteraard een belangrijke rol in. Kortom: korte lijnen, teamleider optimaal faciliteren en vooral zaken niet laten sluimeren! Wat we nu vaak doen is dat een van ons aanschuift bij een verzuimgesprek. We kijken dan hoe het gaat en kunnen achteraf samen evalueren, tips uitwisselen en daarmee coachen”, aldus Herma Fridrichs en Corien Brand.
En ook bij Noordwest Ziekenhuisgroep wordt getraind. “We proberen de leidinggevende op een goede manier te ondersteunen en op te leiden. Zo volgen onze leidinggevenden trainingen als ‘hoe voer ik het goede gesprek over duurzame inzetbaarheid’. Het helpt om op die manier ervaring op te doen. De focus moet liggen op wat er wél kan. Zo snel mogelijk weer (gedeeltelijk) terugkeren naar de werkvloer in de nabijheid van je eigen collega’s, teveel afstand is niet bevorderlijk voor herstel. We zetten ook steeds meer in op preventie, daar ligt de sleutel”, vertelt Inge Hettinga.
Leren van specifieke onderwerpen
Diverse werkgevers benadrukken het belang van kennis delen en leren van elkaar. Fenna Eefting en Jans van Gelder van Stichting de Vogellanden daarover: “Uiteraard hebben we te maken met situaties van zieke medewerkers, waarna een periode van re-integratie volgt. We hechten daarbij veel waarde aan hele korte lijnen tussen de medewerker, leidinggevende en andere betrokkenen zoals bedrijfsarts, HR- of casemanager. Ook hierbij geldt het belang van de oprechte aandacht en “heb het goéde gesprek”. Managers worden ook gecoacht in hun rol en we faciliteren hen bij het leren van elkaars persoonlijke ervaringen, dilemma’s en expertise en dat is heel waardevol”.
Specifieke thema’s uitlichten
We zien ook dat er naast de verzuimspecifieke trainingen ook andere onderwerpen aan bod komen. Zo vertelt Norbert Mimpen van Tactus Verslavingszorg: “In het verleden verzorgden we specifieke trainingen rondom verzuim. Daarnaast hebben we twee keer per jaar een HRM-infomiddag en daar is verzuim ook vaak onderdeel van gesprek. Binnenkort staat bijvoorbeeld op verzoek het onderwerp menopauzeren op het programma”. Naast de menopauze, worden ook onderwerpen als mentale weerbaarheid en burn-outs genoemd.
In de volgende blog meer over preventie en de providerboog. Houd onze website in de gaten voor de allernieuwste blog! Vragen? Stuur een mailtje naar marjolijn@vernet.nl!
