We zijn vandaag te gast in Apeldoorn. Aan de Jachtlaan, tussen hoge bomen, ligt de Piet Roordakliniek. Dat is de forensische verslavingskliniek van Tactus Verslavingszorg. Mensen die te maken hebben met een verslaving en strafbaar gedrag kunnen er terecht voor behandeling. Zij verblijven in een open setting en werken aan herstel en resocialisatie.
Nadat we zijn binnengelaten, ontvangt locatiemanager Pim Frijhoff ons hartelijk. HR-adviseur Laura Tijkorte schuift ook aan bij het gesprek over verzuimpreventie en -begeleiding.
Het begint met vertrouwen
“Een effectieve verzuimaanpak begint voor mij bij het scheppen van een gezonde werksfeer”, vertelt Pim. “Sleutelbegrippen zijn: vertrouwen dat professionals doen waar ze voor aangenomen zijn, waardering naar hen uiten en vragen wat ze nodig hebben om zich gezien, gehoord en begrepen te voelen.”
“Als leidinggevende heb ik een dienende rol”, vervolgt Pim. “Ik schep de voorwaarden waardoor iedereen zo goed mogelijk zijn werk kan doen. Ik zorg er ook voor dat ik zichtbaar en benaderbaar ben. Zo vang ik signalen vroeg op en kunnen collega’s mij makkelijk aanspreken. Verder volgen we de caseload op de voet voor een evenwichtige verdeling van de taken.”
“Als leidinggevende wil je weten wat er speelt en in contact blijven. Ik noem dat de LEO-aanpak: Lullen En Ouwehoeren”
Laura valt hem bij: “Uitgaan van het goede in de mens is een universeel principe in de werkwijze van Tactus. De Piet Roordakliniek begeleidt cliënten bij hun terugkeer in de maatschappij. Daar past persoonlijke aandacht en dialoog bij, en een omgang die uitgaat van vertrouwen. Dat zit diep in de vezels van de collega’s hier.”
“Dezelfde eigenschappen spelen een grote rol in de regie op verzuim”, aldus Laura. “We verwachten van onze collega’s dat ze in staat zijn ook het goede gesprek te voeren over hun eigen vitaliteit. Bovendien verwachten wij van managers dat zij deze filosofie uitdragen. Daar zet Tactus goed werkgeverschap tegenover. We faciliteren medewerkers en leidinggevenden met een uitgebreid pakket aan ontwikkelmogelijkheden en interventie-opties.”
Hard op de zaak, zacht op de relatie
Je ziekmelden is bij de Piet Roordakliniek geen verworven recht, iets dat Pim van andere organisaties kent. Hij wijst de teams er regelmatig op dat uitval een domino-effect heeft: je zadelt je collega’s met een probleem op en de werkdruk neemt verder toe. Hij is alert als iemand een overdrachtsmoment mist. Krijgt hij een ziekmelding, dan stuurt hij dezelfde dag nog een appje aan de betrokken collega om te horen wat er aan de hand is. Op de tweede ziektedag is er altijd telefonisch contact.
Pim licht zijn aanpak toe: “Je moet je pappenheimers kennen. Sommige collega’s zijn gebaat bij een zachte aanpak, daar zeg ik dan tegen: misschien moet je nu even pas op de plaats maken. Laatst heb ik een collega aangeraden een preventiegesprek te voeren met de bedrijfsarts, daar zag ik het langzaam misgaan.”
“Bij anderen kies ik dan weer voor een meer confronterende aanpak”, zegt Pim. “Ik spreek ze aan op hun persoonlijke verantwoordelijkheid. Ik moet tenslotte ook zorgen voor een veilige werksfeer in de teams, en dat lukt alleen als je de boel opengooit. Het ligt mij om dat zo te doen. Ik was hiervoor directeur op een basisschool en werkte in de jeugdzorg. Mijn collega’s vertrouwden mij altijd de ‘bijzondere gevallen’ toe omdat zij wisten dat ik daarmee om kon gaan.”
“Wel goedbedoelend, niet goedgelovig”
Laura vult aan: “We geloven bij Tactus in de waarde van korte lijnen tussen alle partijen. Zo beperken we ruis in de communicatie. Daarom ga ik ook graag bij de locaties langs om de situatie en behoeftes van de managers beter te begrijpen. Pim en ik weten precies van elkaar hoe het zit.”
Sommige organisaties besteden casemanagement uit aan de bedrijfsarts. Zo niet Tactus. Pim heeft zelf de rol van casemanager zodat hij kort op de bal kan spelen. De bedrijfsarts heeft een adviserende rol. Binnen de geldende protocollen kijkt Pim altijd naar de individuele situatie: spelen er persoonlijke omstandigheden mee bij verzuim, is het werkgerelateerd, ligt de oorzaak in de samenwerking? “Je moet daar als leidinggevende wel een antenne voor ontwikkelen. Ik heb ook het geluk dat ik mij kan concentreren op personeel, faciliteiten en financiën. Mijn collega is verantwoordelijk voor de invulling van de zorgvraag van cliënten”.
In de loop van het gesprek vertrouwt Pim ons toe dat hij ooit met een burn-out te kampen heeft gehad. “Ik ben daardoor niet anders naar verzuim gaan kijken, maar het heeft mij wel doen inzien dat je soms moet vertragen om te kunnen versnellen. Dat klinkt tegenstrijdig, maar soms kun je iemand beter met rust laten om het herstel te bespoedigen. Dat principe pas ik nog regelmatig toe in mijn rol als ‘mogelijkmaker’.”
Wil je meer weten over Tactus? Bezoek dan hun website.