Elk jaar spreekt Vernet met de best presterende organisaties uit de Vernet Health Ranking. De centrale vraag? Hoe houdt jouw organisatie het verzuim onder controle, wat is jullie aanpak en hoe kunnen anderen hiervan leren? Voorafgaand twee belangrijke dingen. 1. De ervaring leert: een ‘one-size-fits-all oplossing’ is er niet. Wat voor de ene organisatie werkt, hoeft voor de andere organisatie niet te werken. Geen garanties dus. 2. Ons belangrijkste doel met deze verhalenreeks is inspireren. Inspireren met gepaste trots vanuit de betrokken werkgevers.
In deze tweede publicatie gaan we in gesprek met Mirjan Hutten en Jennie Scholtmeijer, Adviseur HRM en Manager Mens & Kwaliteit bij RIBW Overijssel.
Van zelforganiserende teams naar zelf organiseren van het eigen vakmanschap
In 2013 zijn we gestart met zelforganiserende teams en in 2019 zijn we hiermee gestopt. Uit onderzoek bleek dat de zelforganisatie breed werd omarmd binnen RIBW Overijssel. Het zorgde voor meer autonomie binnen de teams. Tegelijk werd duidelijk dat verbetering van de zelforganisatie nodig was. Er was behoefte aan meer kaders en meer duidelijkheid over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden om tot meer slagkracht en snellere besluitvorming te komen. Met name in de samenwerking tussen primair proces en servicediensten.
Ons werk bestaat in de kern uit het eenvoudige gegeven: de relatie tussen een cliënt en een begeleider. De begeleider ondersteunt de cliënt bij het vormgeven van een betekenisvol leven. Alles wat we doen hoort ten dienste te staan van deze kern. Dus ook de manier waarop we ons organiseren. We merkten dat begeleiders te veel werden afgeleid. De werkdruk was hoog en medewerkers waren, naast de ondersteuning van cliënten, vooral druk met organisatorische zaken. Dit leidde tot ontevredenheid bij medewerkers.
In 2019 hebben we een omkeer gemaakt naar een hiërarchische structuur, waardoor we ook meer aansloten op de veranderingen in de externe wereld van bijvoorbeeld WMO en later WLZ. Er waren ook positieve zaken van zelforganisatie zoals het eigen regie houden op de werkzaamheden binnen het primaire proces. Dat hebben we meegenomen in de nieuwe inrichting.
Bij de introductie van de rol van teammanager is bewust gekozen om veel ruimte te creëren voor persoonlijke aandacht en teamdynamiek. De teammanager richt zich op de organisatorische en bedrijfsmatige taken, terwijl de begeleiders focussen op de ondersteuning van cliënten met een psychische kwetsbaarheid, vanuit hun eigen vakmanschap. De teammanager faciliteert en kijkt wat nodig is om daar waar wenselijk een volgende stap te zetten, bijvoorbeeld in het vakmanschap.
Samen met de nieuwe bestuurder is een pakkende visie geïmplementeerd. Een nieuwe stip op de horizon om samen naar toe te werken. Een zorgzame samenleving, waarin we echt naar elkaar omzien. Omzien naar de cliënt, maar ook naar elkaar als medewerkers. Daarin staat ‘worden wie je bent’ centraal: je bent als persoon nooit af of klaar, je verstaat het vak, maar kijkt altijd naar de ontwikkelmogelijkheden.
Aanpak aangescherpt
We hebben na 2019 het verzuimbeleid ook aangescherpt. In een verzuimtraject pakt ieder zijn rol. Er wordt veel samenwerkt. We geloven in het gedachtengoed van positieve gezondheid. Waar liggen de oorzaken: hoezo ben je minder inzetbaar en wat kunnen we doen om dat te vergroten. Het is belangrijk dat medewerkers zich gelukkig voelen in de organisatie. Waardering, gehoord worden en begrip tonen, het lijkt misschien simpel, maar dit draagt echt bij aan werkgeluk. De teammanagers hebben trainingen gevolgd om op de goede manier het juiste gesprek te kunnen voeren, gefocust op inzetbaarheid en hebben een belangrijke (casemanagers)rol bij re-integratietrajecten. Teammanagers worden ondersteund door regiomanagers, een drietal HRM-adviseurs en de bedrijfsartsen. Er is zo ook aandacht voor specifieke en complexe casuïstiek en de verschillen per regio.
Jaargesprek & VIFA
Het jaargesprek tussen leidinggevende en medewerker is altijd een moment van persoonlijke reflectie en ontwikkeling. Dat hebben we twee jaar geleden een nieuwe boost gegeven. Hierin komen onder andere de talenten, drijfveren, het huis van werkvermogen en ook de persoonlijke ontwikkeldoelen, maar ook de sociale omgeving aan bod. Het blijft een mooi en goed moment om bewust stil te staan bij hoe het nu gaat en de regie die de medewerker wil nemen voor zijn of haar ontwikkeling.
Elk team heeft een VIFA, een vitaliteitsfan. Binnen de teams zijn zij het extra luisterend oor voor collega’s over duurzame inzetbaarheid, vitaliteit, gezondheid en werkgeluk. Zij stimuleren hen door middel van activiteiten in het kader van vitaliteit en kunnen daar waar nodig signalen doorgeven wanneer zaken minder lekker lopen of wanneer collega’s niet lekker in hun vel zitten. De VIFA’s volgen trainingen en komen samen om ervaring uit te wisselen en nieuwe ideeën te bedenken.
Interventies
Voor de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers volgen we meestal de adviezen van de bedrijfsarts. Daarnaast hebben we tal van opties voor onze medewerkers. Van maatschappelijk werkers, vertrouwenspersonen, loopbaantrajecten tot aan coaches. Ter voorkoming van verminderde inzetbaarheid zetten we coaching in, bijvoorbeeld specifiek op timemanagement: hoe houd ik alle ballen in de lucht of het privé-werkbalans.
Het onder de aandacht brengen van het gehele interventieaanbod bij de medewerkers vormt nog een uitdaging. We bieden liever een paar goede opties, dan een groot scala aan mogelijkheden. De kwaliteit van de interventies is belangrijk. Er is behoefte aan duidelijke opties, mogelijkheden en acties. In samenwerking met VIFA’s, leidinggevenden, HRM-adviseurs en/of bedrijfsartsen worden situaties van individuele medewerkers doorgenomen, opties besproken en specifieke oplossingen gefaciliteerd.
MOVI
Binnen RIBW zijn onze kernwaarden leidend. Iedere medewerker kent de MOVI: Moedig, Ontwikkelingsgericht, Vol vertrouwen en Integer. Deze waarden leven in de organisatie en maken onderdeel uit van onze cultuur. Het is de muziek die overal doorheen speelt en er voor zorgt dat we het samen doen, met elkaar. Het gaat over luisteren, gehoord worden en omzien naar elkaar.