RIBW Overijssel
Een van de Vernet Health Ranking winnaars in de GGZ is RIBW Overijssel. Vernet ging op bezoek in Zwolle bij Annemiek Rave (adviseur HRM) en Wendy Bronsvoort (teammanager). Zij vertelden ons meer over het verhaal achter deze prestatie en deelden een duidelijk advies met ons: “Investeer in duurzame inzetbaarheid, want je verdient het driedubbel terug aan de achterkant! We zien om naar elkaar en kijken naar mogelijkheden om te worden wie je bent!”. Lees het inspirerende verhaal en de duidelijke adviezen in dit artikel.
De organisatie
Het RIBW Overijssel is een GGZ-instelling met meerdere locaties verspreid over de provincie. De organisatie ondersteunt en begeleid mensen met een psychische kwetsbaarheid bij het vormgeven van hun leven. Er wordt begeleiding geboden op verschillende gebieden, zoals huisvesting, werk, sociale contacten en persoonlijke ontwikkeling. De organisatie heeft hierbij als doel mensen te helpen bij het vergroten van hun zelfredzaamheid en het bevorderen van hun participatie in de maatschappij.
Het belang van oprechte aandacht
Wat onderscheidt het RIBW? Het start binnen deze organisatie bij oprechte aandacht en omkijken naar elkaar. Volgens de organisatie begint verzuimpreventie niet pas bij het aanvragen van het verzuimverlof. Het is iets wat al veel eerder speelt. Door (dreigend verminderde) inzetbaarheid voortdurend bespreekbaar te maken, kan je problemen eerder opmerken: “Juist als er nog niks aan de hand is, kom je veel te weten over de situatie van de medewerker. Toon dan ook oprechte interesse, en geef de medewerker aandacht door een belletje of een bezoekje.”
Aandacht voor elkaar wordt ingericht aan het begin van het teamoverleg of in de vorm van een ‘dagstart’: “Het werk kan heel pittig zijn. Daarnaast maken mensen in de privésfeer ook nog van alles mee. Daarom vinden we het belangrijk om vaak genoeg een rondje bij het overleg of de dagstart te doen om te kijken hoe iedereen erbij zit. Wanneer medewerkers aangeven er even wat minder lekker bij te zitten, zie je dit vaak al terug in de verminderde belastbaarheid van deze persoon.” Als zorgmedewerker is het natuurlijk essentieel om zelf goed in je vel te zitten, voordat je in staat bent om een goede en stabiele begeleiding aan de cliënt te kunnen geven. Dit is dan ook een gespreksmoment waar de organisatie en het team veel informatie uit kan halen: “Door deze werkwijzen in te zetten, proberen we hier ook echt een teamverantwoordelijkheid van te maken. Het team luistert en denkt mee in oplossingen.”
De organisatie erkent de impact van dit werk. Incidenten op de werkvloer worden dan ook serieus genomen en bespreekbaar gemaakt: “In deze branche is het mogelijk dat je uitvalt doordat je heftige dingen tijdens het werk meemaakt. Daar hebben we echt oog voor. We willen onze medewerkers duidelijk maken dat zij hier niet alleen voor staan, en houden incidenten daarom ook altijd goed bespreekbaar. Een incident kan namelijk voor veel spanning zorgen wanneer iemand weer aan het werk gaat. Een veilige werkcultuur, er als organisatie zijn, en ruimte voor verwerking bieden is heel belangrijk in zo’n situatie. In samenwerking met ons COT-team gaan we zorgvuldig om met passende nazorg. Ook bieden we interventies uit onze providerboog en doelgerichte coaching, zowel preventief als bij verminderde inzetbaarheid.”
De belangrijke rol van een teammanager
Tot september 2019 werkte het RIBW met zelforganiserende teams en gelooft er nog steeds in dat mensen zelf verantwoordelijkheid moeten kunnen nemen op hun vakgebied, om talenten te benutten om te worden wie ze zijn. Wanneer het om (dreigend) verminderde inzetbaarheid gaat, ontstaan er verschillende belangen op de werkvloer, namelijk; het organisatiebelang, het medewerkersbelang en het teambelang. In zo’n situatie heeft het team en de organisatie veel baat bij een teammanager. De teammanager, die ook de rol van verzuimcoach vervult, heeft een helicopterview over de organisatie en kan de belangen goed van elkaar scheiden: “Als teammanager staan we met een been binnen het team en met het andere been buiten het team. Wij kunnen de verschillende belangenniveaus veel beter scheiden van elkaar. Als je alleen als medewerker in het team zit, is het heel lastig om je collega te begeleiden en ondersteunen in zijn of haar verzuim, want je hebt te maken met alle verschillende belangen. Dat is lastig schakelen.”
Een ander essentieel onderdeel van een duurzame inzetbaarheid is het hebben van een goede relatie met de medewerker. Hierbij is het belangrijk een vertrouwd gezicht te zijn, en iemand goed te leren kennen. De organisatie streeft ernaar om voor een langere periode dezelfde teammanager hetzelfde team te laten begeleiden: “We merken dat wanneer de medewerkers iemand al langer kennen, zij het die persoon ook vertellen als het even niet zo goed gaat.” Daarnaast is niet alleen de een-op-een band met de teammanager van belang, ook is een gezonde teamcultuur en -sfeer essentieel. Hierbij wordt transparantie, openheid en eerlijkheid erg belangrijk gevonden: “Als teammanager heb je ook een rol in het handhaven en bewaken van de sfeer binnen het team. Wanneer de sfeer goed is, durven mensen zich uit te spreken en wordt alles bespreekbaar.”
Vitaliteitsfan
Naast de rol van teammanager, is er ook een andere belangrijke rol te vervullen binnen ieder team, namelijk die van de ‘vitaliteitsfan’ (VIFA): “Elk team heeft zijn eigen VIFA. Eén collega is aangesteld op dit onderwerp om vitaliteit bespreekbaar te maken, en te houden, binnen het team. Onze VIFA’s worden getraind op dit onderwerp om ook de samenwerking met elkaar te kunnen versterken.” Daarnaast is er in de organisatie een werkgroep over duurzame inzetbaarheid en vitaliteit opgezet, om ook de collega’s inspraak te bieden op het onderwerp van vitaliteit. Op deze manier worden de medewerkers ook echt betrokken bij de aanpak op duurzame inzetbaarheid.
Een flexibele beschermschil in de vorm van een interne flex pool
Doorgaans zijn collega’s het eerste opvangnet bij een geval van verzuim: “Aan collegiale opvang wordt eigenlijk al heel veel gedaan. We merken dat mensen heel bereidwillig zijn om bijvoorbeeld een dienst over te nemen of te ruilen. Dat regelen de teams en collega’s onderling al heel goed.” Het gevaar hierbij zit volgens het RIBW in het mogelijke domino-effect dat hierbij zou kunnen ontstaan: “Zorg ervoor dat de druk van een medewerker met verminderde inzetbaarheid niet terug klapt het team in. Die kans is namelijk heel groot.” Daarom maken zij gebruik van het inzendbureau: “Door onze interne flex pool bouwen we een flexibele schil om onze teams heen én investeren we in de ontwikkelingsmogelijkheden van medewerkers. Een ander voordeel van een eigen flex pool is dat je de vaste en vertrouwde gezichten uit de regio houdt, medewerkers die werken volgens onze kernwaarden, missie en visie. Dit biedt veiligheid voor zowel de cliënt als bij de collega’s onderling en komt de kwaliteit van de ondersteuning aan de cliënt ten goede. Zodra iemand uitvalt, schieten we een ‘flex’ in om de druk direct te kunnen verminderen.”
Voor meer info over de organisatie, bekijk de website
Bekijk ook onze andere artikelen van winnaars van de Vernet Health Ranking