Elk jaar spreekt Vernet met de best presterende organisaties uit de Vernet Health Ranking. De centrale vraag? Hoe houdt jouw organisatie het verzuim onder controle, wat is jullie aanpak en hoe kunnen anderen hiervan leren? Voorafgaand twee belangrijke dingen. 1. De ervaring leert: een ‘one-size-fits-all oplossing’ is er niet. Wat voor de ene organisatie werkt, hoeft voor de andere organisatie niet te werken. Geen garanties dus. 2. Ons belangrijkste doel met deze verhalenreeks is inspireren. Inspireren met gepaste trots vanuit de betrokken werkgevers.
In deze negende publicatie gaan we in gesprek met Ab Reitsma, Hoofd P&O bij Roessingh.
We hebben als organisatie mooi stappen gezet. We komen van ver, vroeger behorende we eerder tot de achterblijvers en nu zijn we koploper, dat is mooi. Tegelijkertijd roept het natuurlijk zeker in deze coronatijden ook vragen op. Als Roessingh stonden we niet aan de frontlinie zoals sommige anders zorginstellingen. Dat wil overigens niet zeggen dat onze medewerkers geen extra druk hebben ervaren. De onzekerheid en zeker in het begin de angst voor het onbekende heeft impact gehad, daarin zijn de medewerkers vanaf het begin in ondersteund. Gelukkig heeft dit niet geleid tot een verhoogde uitval. Aan de ander kant, het verzuim is goed op orde en het is altijd goed kennis te delen.
Eigen regie
Ons startpunt was het in kaart brengen van het verzuim. Waar zit het, wat zijn de mogelijke oorzaken. Daarna zijn we overgaan tot de invoeren van het eigen regie model. Daarbij is het doel om verzuim te kunnen voorkomen en op z’n minst beheersen in plaats van dat het je overkomt. Laat het duidelijk zijn: verzuim is er altijd, maar daar hebben we nu goed zicht op gekregen. Roessingh is relatief klein, de lijnen zijn kort en medewerkers werken hier overwegend lang. Er is veel persoonlijk contact dat is soms voordelig en soms lastig zeker als een zakelijke of strenge houding gepast is.
Corona specifiek
Wat heel goed heeft gewerkt tijdens de pandemie was de interne teststraat. Die was heel snel ingericht. Collega’s konden zich de klok rond laten testen en hoefden zo niet naar de GGD. Dat gaf toch een gevoel van ‘er wordt voor me gezorgd’ en nam stukje onzekerheid rondom quarantaine en ziekte weg. Daarnaast was er de boostercampagne, waarbij we onze eigen mensen hebben gevaccineerd. Zaken als het mogelijk maken van thuiswerken waren snel geregeld en van tijd tot tijd is er speciale aandacht voor de medewerkers geweest. Dit is als zeer attent ervaren, zeker in een tijd waarin het bijna onmogelijk was om collega’s fysiek te ontmoeten. We merkten een grote bereidwilligheid en flexibiliteit bij onze medewerkers.
Ziekte
Bij ziekte zijn de leidinggevende en de medewerker altijd samen in gesprek. De leidinggevende is het eerste jaar bij ons casemanager. Zeker omdat het verzuim dan nog goed beïnvloedbaar is. De knip ligt ongeveer rond 42 weken, dan is er sprake van langdurig verzuim. Hier komt de afdeling P&O nadrukkelijker in beeld om het re-integratiedossier op orde te krijgen en te begeleiden. We zien dat leidinggevende dit ook lastig vinden, zij moeten zich bezig houden met de dagelijkse gang van zaken, het team ondersteunen dat de patiënten verzorgd.
Snel schakelen
Leidinggevende volgen bij ons de training waarin wordt stil gestaan bij het feit dat verzuim geen keuze is, het is iets wat je kan overkomen. Ziek is ziek. Vanuit dat oogpunt gaan we dan wel kijken wat iemand wel kan. Daar is ook een zakelijk houding nodig: het is geven en nemen, samen zoeken naar wat kan. In de training is ruimte om gesprekken te oefenen, te kijken naar meer oplossingsgericht werken. Vooral niet kijken naar verleden, maar naar de toekomst. In de meeste gevallen wil de zieke medewerker snel weer op de been zijn en terug op werkvloer. Dat is ook de manier waarop we onze patiënt worden behandeld. Revalideren is niet iets overnemen, dat is zelf regie pakken en zelf stappen bepalen. Dat zien onze medewerker ook in. Het snel inzetten van interventies helpt daarbij. Bij dreigende uitval is belangrijk om snel te schakelen. We werken met vaste partijen die ons ondersteunen bij bijvoorbeeld psychisch klachten. Bij fysieke klachten zijn onze eigen fysiotherapeuten beschikbaar om te kijken naar het bewegingsapparaat. Die drempel is laag en daarmee zie je dat een klacht toch vaak snel de kop in wordt gedrukt. Dat is mooi.
Activering
In de eerdere rapportage konden we zien dat we relatief laat waren met het activeren van medewerkers. Daar hebben we aandacht aan besteed en specifieke doelen op gezet. Je wilt de afstand tot de werkvloer verkleinen, zorgen dan men snel weer aan het werk is. Dat zie je nu terug in de verzuimcijfers, die zijn fors lager dan enkele jaren terug. Deze werkwijze wordt steeds meer omarmd, onze medewerkers begrijpen dat ze zelf moeten nadenken over wat zij fijn vinden en dat wij kunnen faciliteren om dit te bewerkstellingen.
Tevredenheid medewerker
Natuurlijk is er het medewerkersonderzoek, waarbij we jaarlijks de betrokkenheid en bevlogenheid van de medewerkers monitoren. Een aantal jaren geleden zijn we gestart met 360 graden feedback in de jaargesprekken, waarbij wij ook het medewerkersonderzoek in betrekken. Tijdens de jaargesprekken wordt stil gestaan bij hoe gaat nu met jou, is er nog een ‘FIT’ Centrale vragen zijn daarbij: pas jij nog in je huidige functie, bij de organisatie en het team, hoe is het met de werk-privé balans, zijn er ambitie en wensen. Dat gesprek is echt gericht op ontwikkeling en loopbaan. Vanuit HR kijken we natuurlijk ook naar de exit gesprekken. Vanuit al deze elementen kunnen we leren en bijsturen: hoe doen we het in zijn totaliteit en waar kan het nog beter. Geen geïsoleerde aanpak dus, maar constant bijsturen.